Innovazione
Nel bene e nel male siamo circondati da innovazioni che si susseguono a ritmi frenetici.
Arrivano con tale velocità che nella maggior parte dei casi neanche ce ne rendiamo conto e, non di rado, alcune di esse sono già vecchie quando ne prendiamo consapevolezza.
Ho usato la parola vecchie ma, quando si parla di innovazioni, la parola giusta dovrebbe essere standard.
Ebbene sì, un’innovazione può sparire quando non trova applicazione ma quando è utilizzata e condivisa da tutti non invecchia: diventa uno standard utilizzato da tutti.
La radio, la televisione, il telefono, internet e via di seguito non possono certo definirsi vecchi e sono a tutti gli effetti diventati degli standard.
E c’è un settore che per decenni (o forse anche di più) è stato ignorato da ogni tipo di innovazione: la fatturazione.
La fatturazione che, per come l’abbiamo conosciuta fino a qualche anno fa, è sparita o quasi.
Dovete sapere infatti, che la Comunità Europea ha un’Agenzia Digitale chiamata HaDEA (European Health and Digital Executive Agency), che, tra i tanti compiti, ha quello di definire programmi e obbiettivi di innovazione tecnologica e digitale che successivamente i vari Stati membri devono raccogliere e attuare.
In Italia, l’organo incaricato per quest’attività è l’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).
Solo per fare un esempio, l’AgID che sta dietro a tutte le attività di sviluppo della banda larga, di accesso online ai servizi della PA (Pubblica Amministrazione), di promozione dell’identità digitale e molto altro ancora.
Ecco appunto: molto altro ancora...
Tra questo molto altro c’è anche la Fatturazione Elettronica, che non solo è stata una delle più importanti innovazioni in ambito tributarie e fiscale degli ultimi anni, ma è anche una di quelle innovazioni che, nel tempo, è stata elevata a standard con una velocità che le altre non si sono neanche sognate.
Facciamo una premessa sulla Fattura Elettronica che è diventata obbligatoria tra tutti i privati il 1° gennaio 2019 (ma attenzione, per alcuni ancor prima, già dal 1 luglio 2018).
È naturalmente del tutto diversa dalla vecchia fattura cartacea, ma, allo stesso tempo, è anche qualcosa di molto più della semplice fattura elettronica che era già presente da tempo nel nostro ordinamento (d.lgs. 52/2004, Direttiva 2001/115/CE e Decreto del MEF del 23 gennaio 2004).
Non è un semplice fare una premessa al file elettronico (come poteva essere, a pensarci bene, anche il vecchio PDF trasmesso per via telematica).
È un insieme di dati strutturati con regole ben definite che devono essere trattati ed inviati elettronicamente al destinatario con un sistema tecnologico e con una particolare procedura caratterizzata da tutta una serie di requisiti altrettanto ben definiti, che costituiscono in sostanza un preciso protocollo.
Ok lo ammetto, la premessa descritta in questo modo non ci si capisce nulla.
Quindi, procediamo con ordine cercando di capire cos’è esattamente la fattura?
Una definizione tecnica e noiosa potrebbe essere questa:
È un documento fiscale che deve essere predisposto obbligatoriamente da un soggetto necessariamente titolare di partita iva ed in caso di cessione di beni o prestazione di servizi. Si considera emessa nel momento in cui viene consegnata al cliente, e all’Agenzia delle Entrate nella fatturazione elettronica, e deve essere conservata per 10 anni.
Il nostro legale ci ha dato una definizione alternativa, valida dal punto di vista giuridico e/o concettuale:
la fattura è la rappresentazione [ma non la prova] che un fatto oneroso – la prestazione di un servizio o la cessione di un bene – è accaduto.
Ma la definizione più diffusa e che darebbe un qualsiasi libero professionista o responsabile di una piccola o media impresa è senza dubbio questa:
È il documento che devo dare al mio cliente per essere pagato.
L’hai notata la differenza tra le tre definizioni su cos’è una fattura?
Le prime due sono oggettive: Cos’è una fattura?, mentre la terza è funzionale A cosa mi serve?.
E credimi, questa distinzione fa tutta la differenza del mondo e, continuando a leggere, scoprirai il perché.
Un nuovo tipo di file: l’XML
Fino a qualche anno fa eravamo abituati a creare una fattura in formato Word o PDF ed è anche possibile che tu abbia dedicato molto tempo a curare l’aspetto grafico delle tue fatture: logo, colori, linee, bollini vari, con l’aggiunta peraltro dell’indicazione di tutte le certificazioni che hai attenuto nel tempo.
Ovviamente hai fatto bene perché io stesso ho sempre dichiarato pubblicamente che la fattura doveva essere curata esteticamente con la stessa massima attenzione che si dava e si dà al proprio profilo social o al proprio sito internet.
Potrai continuare a farlo solo sui tuoi documenti di cortesia, preventivi o fatture proforma (che, sotto questo punto di vista, saranno allora ancora più importanti).
info
All’Agenzia delle Entrate non interessa più l’abito ma la sostanza; questa condizione gli ha permesso di efficentare i server per la conservazione: una scansione, un PDF o un altro file fattura avevano un determinato peso variabile (dipendeva dalla veste grafica, dal software utilizzata e/o dal tipo di file usato) che alla lunga portava problemi di archiviziane digitale. Così facendo i pesi si sono contenuti e i dati al suo interno sono si uniformati secondo uno standard.
Senza entrare troppo nel tecnico, ti dico che la fattura elettronica (FE) è un file di tipo XML, in altre parole un formato elettronico di testo dove tutti i dati sono organizzati in una struttura che rispetta determinate regole, tra le quali la più importante, imposta dalla Legge, è quella di...
...permettere l’elaborazione dei dati contenuti in modalità totalmente automatica, perché standardizzata.
I titolari di partita IVA devono creare le fatture rispettando questo standard uguale per tutti, senza eccezioni: è, come si dice in questi casi, uno standard obbligatorio.
Considera inoltre che il formato di dati XML, proprio perché consente l’estrapolazione automatica dei dati, potrà consentirti di affidare direttamente al tuo gestionale (come ad esempio noi di Fattura24) il compito di estrapolare tutti i dati delle fatture in entrata ed in uscita (nome del destinatario, importo, quota Iva, ecc.) per le varie esigenze di gestione contabile, archiviazione e via dicendo; in altre parole, risparmiando molto tempo.
Quindi se una volta la fattura, posta sotto i nostri occhi, poteva essere questa:
Le cose però sono cambiate e ora ti faccio vedere come si presenta la fattura elettronica che dovremo imparare tutti a maneggiare; questo per farti comprendere perché non dovrai più preoccuparti dell’aspetto grafico delle tue fatture.
Ad oggi, se fossimo un calcolatore, la vedremmo così:
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Decisamente brutta, non credi? Ma ti avevamo avvisato.