Storie di ordinaria follia

Diciamocelo francamente, parlare o leggere di fatturazione è noioso e decidere di dedicare il proprio tempo per approfondire i temi legati alla Fatturazione Elettronica denota lungimiranza, voglia di farsi trovare pronto e consapevolezza di quanto sia importante questo argomento per chi ha un’attività o è un libero professionista.

Quindi i miei complimenti, te li meriti.

Bene, arrivato a questo punto, forse incomincerai a chiederti: Ma questo che scrive chi è?

E, hai ragione (anzi ragionissima, più di un ragioniere) a chiedertelo, per cui, prima di andare avanti, è giusto che mi presenti anche perché le storie che tra poco ti racconterò sono il frutto di un lungo trascorso professionale nel quale ho avuto modo di confrontarmi con tanti professionisti e tante imprese proprio sui temi legati alla fatturazione.

Mi chiamo Carlo Camusso e sono un imprenditore che da oltre circa 10 anni aiuta le P.IVA in Italia a gestire la propria fatturazione in modo pratico, veloce e senza commettere errori.

Più 4 lustri sono passati da quando ho iniziato a lavorare a quella che poi sarebbe diventata la mia società: Fattura24.com.

Quando ho fondato Fattura24, questa, sin dalla sua nascita, ha avuto una sola e unica missione: erogare il miglior servizio di fatturazione online possibile e, in questi anni, sono più di 100 mila le partite IVA che hanno deciso di utilizzare il nostro gestionale.

Si hai letto bene, più di 100 mila.

Ora probabilmente starai pensando: Carlo, va beh, è tutto bello, ma in termini pratici perché questi numeri dovrebbero interessarmi?

Ti rispondo: in questi anni io e i miei collaboratori siamo entrati in contatto con così tante P.IVA e ci siamo confrontati con così tante situazioni incredibili che probabilmente un libro non basterebbe a raccontarle tutte.

Ora posso anche immaginare che tu non sia interessato a conoscerle tutte, ma, forse, qualcuna prettamente legata alla fatturazione elettronica si, perché quelle storie potrebbero forse tra poco vedere te come protagonista.

Spero allora che quanto ti racconterò possa diventare un bagaglio di esperienza da sfruttare in futuro, anche e soprattutto per permetterti di dire al mondo: per me passare alla fatturazione elettronica è stato un gioco da ragazzi!

Ok, iniziamo.

Tanto la rimandano

Poco prima di Natale mi sono trovato a chiacchierare con un nuovo cliente che, animato da un'irrazionale sicurezza, voleva convincermi che la Fatturazione Elettronica sarebbe stata certamente rimandata.

E terminò la sua arringa con l'immancabile: in fondo siamo pur sempre in Italia.

Non mi ci volle molto per far vacillare le sue certezze instillando in lui il terribile germe del dubbio:

"Ovviamente tutto è possibile" - gli risposi - "ma tieni in considerazione che la fatturazione elettronica non è una novità assoluta. È già obbligatoria da qualche anno per tutti i fornitori della Pubblica Amministrazione e l'estensione dell'obbligatorietà alla fatturazione tra imprese private e tra professionisti è nella legge di bilancio del 2018. Questo rende molto improbabile sperare in un rinvio perché chiunque ci governerà nel 2019 farà inevitabilmente affidamento ai benefici di bilancio attesi proprio dalla fatturazione elettronica".

La risposta fu: “Ok, sulla seconda parte potrei anche darti ragione ma sulla prima no. È evidente che i fornitori della Pubblica Amministrazione non hanno fatto fatica ad adeguarsi alla fatturazione elettronica, in fondo sono tutte aziende molto grandi, strutturate e con i capitali necessari”.

Quando gli dissi che tra i fornitori della Pubblica Amministrazione doveva inevitabilmente far rientrare anche normalissimi liberi professionisti come ad esempio elettricisti, idraulici e imbianchini, si convinse che aveva torto.

Rinnovo il prossimo mese

Qualche mese fa ci ha chiamato un cliente che non riusciva più a mandare in conservazione le fatture che aveva creato con Fattura24.

Ora devi sapere che in Fattura24 abbiamo scelto di non fare conservazione sostitutiva ma di permettere ai nostri clienti di utilizzare il conservatore accreditato che preferiscono in base a criteri di qualità, efficienza, affidabilità e prezzo. In questo modo nel momento in cui non dovesse avere più bisogno di noi potrà disdire il suo abbonamento a Fattura24 e mantenere i rapporti solo con l’azienda che gli offre il servizio di conservazione. Con un bel risparmio di soldi.

Questa si chiama flessibilità

Bene, questo cliente ci contatta e ci racconta che l’ultima volta che aveva messo in conservazione una fattura elettronica risaliva a settembre e che aveva poi deciso di lasciar scadere il suo abbonamento al servizio di conservazione ripromettendosi di rinnovarlo non appena avesse avuto l’esigenza di mandare in conservazione una nuova fattura.

Non sapeva di aver commesso un errore gravissimo. Il problema è che tra le due fatture erano passati diversi mesi e l’azienda che gli forniva il servizio di conservazione (tra l’altro uno dei più noti in Italia) aveva, come giustamente previsto dal contratto, cancellato il suo account e rimosso tutte le sue fatture.

Il danno oramai era fatto ma, per far capire al cliente l’entità del problema, gli abbiamo subito detto la cosa più importante: la mancata conservazione delle fatture elettroniche prevede attualmente delle sanzioni (d.P.R. 633/72) che vanno da un minimo di 600 euro a fattura fino ad un massimo di 2500 per fattura.

Gli abbiamo suggerito di contattare subito l’azienda che gli offriva il servizio di conservazione e di verificare con loro se i dati erano recuperabili.

Ma, soprattutto, gli abbiamo consigliato di non far scadere mai il servizio di conservazione delle sue fatture.

Non so chi scegliere?

Questa è senza dubbio una delle mie storie preferite, non tanto perché denota un certo grado di adorabile sfrontatezza da parte di chi ci chiama in ufficio, ma anche perché è, inaspettatamente, una delle più frequenti.

Per farla breve spesso ci telefonano professionisti o amministratori d’impresa che ci dicono di essere indecisi se usare il nostro servizio di fatturazione oppure uno della concorrenza.

Altri si limiterebbero a parlare bene della propria soluzione e male delle altre. Noi invece, anche vittime di una spiccata vena autolesionistica, iniziamo a ragionare insieme al nostro possibile cliente sulle sue esigenze e, detta come va detta, non sempre Fattura24 si rivela essere la scelta più adatta per le particolari esigenze di alcuni clienti.

Comunque, il nostro potenziale cliente era in cerca di un servizio di fatturazione sul cloud e, come ti anticipavo, era molto indeciso perché a prima vista gli sembravano tutti uguali.

Come molte altre partite IVA, non era a conoscenza degli obblighi di legge relativi alla conservazione delle fatture, né sapeva che, anche qualora avesse chiuso la sua attività, avrebbe comunque dovuto continuare a mantenere in conservazione, con tutti i requisiti legali imposti dalla legge, le sue vecchie fatture.

Spiegati quindi gli obblighi a cui andava incontro, gli abbiamo chiesto: Troveresti giusto continuare a pagare un software di fatturazione anche quando non ti servirà più, solo per mantenere le tue fatture in conservazione come previsto dalla legge?

Ovviamente la risposta fu: No, è una follia!.

Gli dicemmo che non era importante che scegliesse noi, ma era indispensabile che scegliesse un servizio qualsiasi che, come noi, gli avrebbe permesso di tenere separato il gestionale di creazione delle fatture dal servizio di conservazione in modo tale che in qualsiasi momento avrebbe potuto smettere di pagare il gestionale o avrebbe potuto sostituirlo con un altro senza doversi preoccupare di come travasare i suoi documenti da un sistema di conservazione all'altro.

Fattura duplicata, questa sconosciuta

L'introduzione dello SdI nell'invio delle fatture verso la Pubblica Amministrazione ha introdotto problemi che prima semplicemente non esistevano. Succede così, soprattutto con le cose nuove, non dobbiamo stupirci.

La storia che sto per raccontarvi è un’altra di quelle che si presentano più frequentemente e, ora che la fatturazione elettronica verrà estesa a tutti, è facile che prima o poi coinvolga anche te o qualcuno che conosci.

Ci chiama Mario (nome di fantasia), molto agitato.

Premetto che Mario ci chiama sempre anche per problemi non prettamente attinenti alla fatturazione, ma questo è il bello di aver stretto dei buoni rapporti con i nostri clienti.

Mario era particolarmente agitato, aveva spedito una fattura ad un Comune (si trattava dunque di fatturazione elettronica verso la PA) dove aveva fatto un intervento e, come capita spesso, subito dopo l'invio si era accordo di aver sbagliato l'importo.

Cose che capitano.

Una volta corretta la fattura, aveva allora provato a rispedirla ma lo SdI, a questo punto, gli aveva restituito un misterioso e indecifrabile messaggio: Errore 00404. A questo punto, Mario, arresosi, chiamò telefonicamente il nostro servizio clienti.

Raccontammo a Mario che lo SdI, prima di recapitare la fattura al destinatario, effettua moltissimi controlli e, se qualche cosa non gli torna, restituisce un messaggio di errore come ad esempio il succitato Errore 00404.

In questo caso, il sistema informatico dello SdI si era accorto di aver già ricevuto la fattura X e quindi aveva bloccato la successiva trasmessa con lo stesso numero.

Rassicurammo Mario spiegandogli cosa avrebbe dovuto fare: anzitutto avvisare il cliente dell'errore e concordare con lui come procedere. Le strade da valutare erano due:

1. la PA destinataria (ovverosia il Comune suo cliente) avrebbe potuto accettare la fattura, e questo avrebbe permesso a Mario di annullarla con una nota di credito elettronica e quindi di inviare allo SDI una nuova fattura, finalmente corretta;
2. oppure la PA cliente avrebbe potuto rifiutare la fattura permettendo a Mario di riemettere la stessa fattura con l'importo giusto.

Non so dirti quale scelta prese Mario con il suo cliente, ma quello che so è che, capito qual’era il problema, e come doveva comportarsi, Mario si tranquillizzò subito.

Ci sono veramente molti errori che lo SdI potrebbe restituire e, al riguardo, procedendo nella lettura di questo libro troverai i codici di errore che si presentano più frequentemente. Così saprai come comportarti e soprattutto sarai sicuro di cosa sta accadendo.