Project management

Gestione di progetto

In economia aziendale e per l’ingegneria gestionale (ramo dell’ingegneria che studia, con approccio quantitativo e qualitativo, gli aspetti organizzativi, operativi e tecnici delle imprese, siano esse industriali o di servizio) è l’insieme delle attività di back office e front office svolte da un project manager nella propria azienda (insieme di tutti i diritti e rapporti legali posseduti dall’imprenditore nell’esercizio dell’attività commerciale, ovverosia una universalità patrimoniale).

Il project management richiede l’adozione d’insieme di attività o sistemi, metodologie o approcci e strumenti con lo scopo di raggiungere gli obiettivi progettuali restando all’interno del perimetro costituito dai classici vincoli determinati dal contesto del committente (costo, il tempo e lo scopo e qualità) ottimizzando l’allocazione delle risorse e integrare gli input necessari a raggiungere gli obiettivi definiti.

Il project management, in base alla variabile temporale ad esso associato, si distingue dai processi operativi (attività di routine) di un’azienda perché esso possono essere permanenti o semi-permanenti e atte a produrre, in modo ripetitivo, lo stesso prodotto e/o servizio e per questa diversa natura è richiesto lo sviluppo di filosofie, attitudini e approcci gestionali diversi perché, di fatto, il project management può essere parte di un programma e/o portfolio e può essere coordinato tramite un PMO (Project Management Office).

La metodologia per il project management richiede una roadmap (tabella di marcia) chiara e strutturata che aiuti il project manager dall’inizio al completamento con successo e tutte le metodologie, elencate di seguito, consentono di sviluppare un loro roadmap (tabella di marcia) delineando ogni passaggio necessario per raggiungere gli obiettivi del progetto.

Nella roadmap (tabella di marcia) viene definita:

• la struttura di governance definita: garantisce che all’interno del team di progetto siano chiari ruoli, responsabilità e gerarchie decisionali;
• le linee guida del processo: standardizzare il modo in cui le attività devono essere eseguite e questo aiuta a mantenere coerenza e qualità nei vari progetti;
• le attività di prova: sono attività di test utili a verificare e convalidare i “deliverable” (oggetto materiale o immateriale realizzato) del progetto e assicurano che il progetto soddisfi i suoi obiettivi e standard di qualità previsti;
• i processi dettagliati: suddividere il progetto in processi gestibili (ciascuno con passaggi e milestone chiari) con l’obbiettivo di migliorare il monitoraggio dei progressi, l’identificazione anticipata dei potenziali problemi con il conseguente apporto di modifiche necessarie e tempestive;
• il prodotto finale: specificare i risultati attesi in varie fasi del progetto stabilendo eventuali aspettative con gli stakeholder.

Il project management può prevedere, in base agli obbiettivi e alla direzione da perseguire, l’adozione di un framework (Project Management Framework) che consentono:

• un orientamento strutturato: un approccio strutturato che delinea le fasi chiave e le attività essenziali all’interno di un progetto e questo aiuta a mantenere la concentrazione e garantire che gli elementi critici siano affrontati senza prescriverne ogni dettaglio;
• sia flessibilità che adattabilità: sono progettati per essere adattabili accogliendo i cambiamenti e le sfide inaspettate mentre si presentano;
• un orientamento al risultato: mantengono il team di progetto allineato con gli obiettivi generali, concentrandosi su traguardi e risultati chiave, anche quando il percorso verso il completamento potrebbe cambiare;
• lo schema generale del processo: forniscono un’ampia panoramica dei processi, dando ai team di progetto la libertà di definire le proprie procedure specifiche incoraggiando l’innovazione e la risoluzione dei problemi, allineandosi al contesto unico del progetto;
• la scalabilità: sono scalabili e possono essere applicati a progetti di diverse dimensioni e complessità e questo li rende adatti a un’ampia gamma di settori e tipologie di progetti;
• un miglioramento continuo: sono meno rigidi e per questo incoraggiano il miglioramento e lo sviluppo continui consento ai team di imparare da ogni fase del progetto, implementare i cambiamenti rapidi e perfezionare il loro approccio in tempo reale.

Qui di seguito stiliamo un elenco di Project Management Framework:

• Waterfall model (Modello a cascata o Ciclo di vita a cascata): è anche noto come “SDLC” (Software Development Life Cycle) perché è sovente essere utilizzato per la creazione dei software. È una metodologia che prevede un processo lineare semplice e dettagliato in cui il lavoro si sviluppa a cascata ed è organizzato in ordine sequenziale. Per questo framework è importante ricordare:
  • che ogni task di lavoro è collegato da una dipendenza. Ciò significa che ogni task deve essere completato prima di iniziare il task successivo. Ciò non solo assicura che il lavoro rimanga in carreggiata, ma favorisce anche una comunicazione chiara durante tutto il processo;
  • che è efficace nel creare un piano di progetto prevedibile e accuratamente pianificato anche se per molti risulta avere un approccio tradizionale;
  • è dettagliato e per questo è ottimo per lavorare su grandi progetti con più stakeholder;
• Kanban: rappresenta i “backlog” (elenco con priorità del lavoro che il team di sviluppo deve svolgere, derivato dalla roadmap di prodotto e dai suoi requisiti) di progetto utilizzando elementi visivi, in particolare le bacheche. Per adottarlo è bene ricordare che:
  • viene utilizzato dai team per visualizzare meglio i flussi di lavoro e l’avanzamento dei progetti, limitando al contempo la probabilità di colli di bottiglia;
  • solitamente si presenta sotto forma di uno strumento software che consente di modificare e trascinare le schede senza problemi all’interno dei progetti (anche se non è un requisito);
  • non ha un processo definito a differenza di altre metodologie mirando a dare priorità alle attività di progetto più importanti, mantenendo semplice il framework generale e quindi molti team lo usano in modo diverso;
  • le bacheche funzionano per team di tutte le dimensioni e funzionano particolarmente bene per i team che lavorano da remoto. Questo perché le capacità visive delle bacheche Kanban aiutano i membri del team a rimanere in pista indipendentemente dalla loro posizione;
• Lean Methodology: il “Lean Project Management” nasce dalla filosofia kaizen applicata alle linee produttive della Toyota e successivamente definita nel The Toyota way, successivamente la metodologia Lean è stata applicata anche al lavoro di conoscenza, aiutando le aziende a eliminare gli sprechi, migliorare i processi e lavorare con budget più ristretti e scadenze più brevi. Ci sono cinque principi chiave da ricordare:
  • valore: definire il valore per il cliente prima di iniziare qualsiasi progetto perché si articola chiaramente il valore che fornisce allo stesso (cliente);
  • flusso di valore: mappare il flusso di valore per l’intero ciclo del progetto analizzando ogni passaggio per identificare ed eliminare gli sprechi;
  • flusso: una volta eliminati gli elementi che non aggiungono valore, il progetto dovrebbe procedere attraverso un flusso regolare e ininterrotto di fasi sequenziali;
  • pull: il progresso del progetto e le azioni sono guidate dalla domanda del cliente, a differenza dei metodi tradizionali che si basano sulle previsioni per far avanzare il lavoro. Questo approccio garantisce che non vengano prese misure premature;
  • perfezione: enfatizzare la ricerca della perfezione attraverso il miglioramento continuo rivalutandolo regolarmente i processi con l’obiettivo di eliminare gli sprechi e migliorare l’efficienza;
• CPM (Critical Path method): è il migliore per progetti e team di piccole e medie dimensioni (non è progettato per progetti complessi) perché consente di gestire in modo adeguato progetti di successo su larga scala, in modo che i risultati attesi e le milestone siano mappati correttamente tramite l’identificazione e la pianificazione delle attività critiche all’interno di un progetto e questo include:
  • la creazione di dipendenze tra attività;
  • il monitoraggio degli obiettivi e dei progressi del progetto;
  • il dare priorità ai risultati attesi;
  • la gestione delle scadenze;
• CCPM (Critical Chain Project Management): è correlato al “CPM” (Critical Path Method) ma più dettagliato il questo lo rende una delle opzioni più complete perché:
  • include requisiti di tempo specifici per ogni attività monitorandole rendendo chiaro quando queste superano il tempo assegnato;
  • utilizza il livellamento delle risorse, che mira a risolvere grandi carichi di lavoro distribuendo il lavoro tra le risorse disponibili;
  • consente la risoluzione dei problemi di efficienza del progetto ed è per questo che è un’metodologia sia per i team piccoli che per quelli grandi;
• PMBOK® Guide (redatta da PMI - Project Management Institute): non è specifica come gli altri metodi e questo significa che si dovrà decidere quali attività completare in ogni fase. Può essere utilizzata da sola per piccoli team su progetti standard ed è una buona idea abbinarla a una metodologia più dettagliata (ad esempio la CCPM - Critical Chain Project Management) per grandi team che gestiscono progetti complessi. Si concentra sull’implementazione delle cinque fasi di “project management”, che aiutano tutte a gestire un progetto in un approccio di fase strutturato:
  • avvio del progetto;
  • pianificazione del progetto;
  • esecuzione del progetto;
  • prestazioni del progetto;
  • chiusura del progetto;
• XP (Extreme Programming): è utilizzato per progetti frenetici (da utilizzare con cautela per evitare il burnout) con scadenze ravvicinate quindi funziona creando cicli di sviluppo brevi con più “release” (rilascio), con conseguenti tempi di consegna rapidi e maggiore produttività basandosi su alcuni valori fondamentali (semplicità, comunicazione, risposte, rispetto, coraggio) e su un set di regole specifiche (pianificazione, gestione, codifica, progettazione, test)
• Agile: è una dei principi metodologici più comuni e si basa dal “Manifesto for Agile Software Development” (scritto da 17 Software Developers nel 2001) e può essere utilizzato da quasi tutti i team grazie alla sua natura universale (collaborativo, veloce, efficace, iterattivo, supporto dei dati, valutazione delle risorse e dei processi) associandolo ad un altro metodo;
• PRINCE2 (Rojects IN Controlled Environments): si basa sul Waterfall model (Modello a cascata o Ciclo di vita a cascata) sovraordinato per delineare le fasi all’interno di un progetto è più adatta per progetti aziendali di grandi dimensioni con più stakeholder di progetto e utilizzarla per progetti di piccole dimensioni potrebbe creare un processo complicato e non necessario. Si basa sui seguenti principi:
  • avvio di un progetto;
  • dirigere un progetto;
  • avvio di un progetto;
  • controllo di un progetto;
  • gestione della consegna del prodotto;
  • gestire un confine di fase;
  • chiusura di un progetto;
• Six Sigma: è la soluzione migliore per le grandi organizzazioni (solitamente quelle con qualche centinaio di dipendenti o più) ed è utilizzato per la gestione della qualità ed è spesso abbinato a una metodologia snella o a un framework “Agile” e l’obbiettivo principale è migliorare continuamente i processi eliminando i difetti. Questo framework viene associato alla metodologia “DMAIC” (Define, Measure, Analyze, Improve e Control) che comprende le seguenti fasi:
  • Define (Definire): creare un ambito di progetto e un business case;
  • Measure (Misura): raccogliere dati che aiutano a informare la necessità di miglioramento;
  • Analyze (Analizzare): identificare le cause profonde dei problemi;
  • Improve (Migliorare): risolvere le cause profonde identificate;
  • Control (Controllo): lavorare per sostenere le soluzioni per i progetti futuri;
• Scrum: la metodologia “Scrum Project Management” prevede brevi “sprint” (durano da una a due settimane alla volta e sono organizzati con team di 10 o meno persone) e sono utilizzati per creare un ciclo di progetto. Una volta avviato lo “sprint”, lo “Scrum Master” distribuirà il lavoro e coordinerà i membri del team utilizzando i seguenti strumenti:
  • una “scrum board” visiva aiuta a visualizzare, gestire e tracciare le attività;
  • la bacheca scrum è suddivisa in più elenchi di attività (in colonne);
  • una volta elencate le attività, gli individui iniziano a lavorarci;
  • dopo il completamento del lavoro, viene inviato per il controllo di qualità;
  • se l’attività soddisfa la definizione di “fatto”, è pronta per essere spedita;
• Scrumban: è una metodologia che trae spunto dai framework “Scrum” e Kanban ed ha le seguenti caratteristiche:
  • utilizza un ciclo di “sprint” simile a “Scrum”, ma consente di inserire singole attività nel piano come Kanban consentendo di completare il lavoro più importante e mantiene i piani di progetto semplificati;
  • sfrutta le riunioni “Scrum” per migliorare la collaborazione e tenere sotto controllo gli obiettivi.
  • suddivide il progetto in attività più piccole e semplici.