Ordini di acquisto

Un Ordini di acquisto, o  solamente ordine, è quel documento che il Libero Professionista o la PMI crea per il proprio fornitore per l’acquisto di un servizio o di un bene.

Questa funzione è utile per velocizzare l’acquisto di beni e servizi che hanno una periodicità e si basano su accordi quadro tra clienti e fornitori.

ATTENZIONE

Ricordiamo che, per poter inserire in automatico, nella bozze, i dati del fornitore, la prima operazione da fare è quella di creare, all’interno della RUBRICA, l’anagrafica del fornitore/cliente.

Dalla schermata principale vai nel menu di sinistra, clicca su *ACQUISTI e, successivamente, su Ordine fornitore**.

La sezione presenta diversi strumenti:

• NUOVO: per inserire un nuovo proforma;
• ALTRO : permette di esportare e/o impostare:
  • Esporta;
  • Scaricare file SEPA;
  • Imposta documenti su "Approvato";
  • Riprotocolla;
  • Elimina selezionati;
  • Aggiorna;
• totale 0,00 €: mostra la somma totale degli importi dei documenti;
• FILTRI : in base al dato inserito, puoi cercare uno o più documenti per:
  • Fornitore;
  • Numero;
  • Oggetto;
  • Approvati (decidere se ricercare tra i documenti approvati SI o tra quelli non ancora approvato NO);
  • PDC/Centro di ricavo;
  • la ricerca tramite l’icona Stella () permette, in base ai colori di classificare e richiamare i documenti;

• Tipo ricerca per data: è possibile decidere se ricercare i documenti ricevuti per Data protocollo oppure per Data documento;

• 01 GEN 2021 - 31 DIC 2021 : filtra nei documenti il periodo di emissione per anno, trimestre o personalizzato.

Per confermare la scelta dei FILTRI clicca su APPLICA oppure su RIPRISTINA, per tornare alla visualizzazione di default (senza filtri).

Vediamo di seguito la procedura per la creazione di un ordine di acquisto.

Creare un ordine di acquisto

All’interno della sezione Ordine fornitore clicca su NUOVO per aprire la seguente scheda.

La scheda di creazione del documento è composta da diverse sotto schede:

1. Dati;
2. Note;
3. Pagamenti;
4. Allegati;
5. Email;
6. Dati Trasporto.

Analizziamole di seguito.

DATI

È la prima sotto scheda che consente di completare i dati del fornitore e del prodotto/servizio:

• Numero: numero di sezionale progressivo;
• Fornitore: inserisci il nome o la ragione sociale oppure, tramite AZIONI , puoi effettuare altre operazioni:
  • Crea nuovo contatto in rubrica: permette di creare un nuovo contatto e, al salvataggio del documento, aggiungerlo in RUBRICA;
  • Ricerca avanzata in rubrica: consente di richiamare il fornitore dalla rubrica;
  • Cerca nel VIES: permette, una volta inserita la partita IVA del fornitore, di recuperarne gli altri dati dalla banca dati europea;
• Numero protocollo: inserire un numero progressivo, da assegnare al momento della registrazione del documento ricevuto; consigliamo di inserire il numero del sezionale del documento ricevuto;
• Indirizzo: riferito al fornitore;
• Comune: riferito al fornitore;
• Provincia: riferita alla città del fornitore;
• Nazione: riferito al paese di residenza del fornitore;
• Data: generalmente è la data in cui si effettuata l’operazione;
• Data di scadenza: è la data ultima, utile per poter accettare il preventivo;
• Approvato: indica se l’ordine è stato approvato dal cliente NO e SI;
• P.IVA: inserisci la partita IVA del fornitore oppure, tramite AZIONI, puoi effettuare altre operazioni:
  • verifica sul sito dell’AdE;
  • cerca nel VIES;
• C.F.: inserisci il codice fiscale del fornitore e, tramite VERIFICA, puoi controllarne la correttezza nel sito dell’Agenzia delle Entrate;
• Causale: inserisci la natura dell’operazione.

PRESTAZIONI o BENI/SERVIZI

Per completare le informazioni relative al servizio, puoi valorizzare i seguenti campi:

• Importo netto: inserisci l’importo unitario al netto dell’IVA;
• Quantità (Q.tà): definisci la quantità;
• U.M: indicare l’unità di misura in riferimento alla quantità;
• Sconto: all’importo unitario puoi applicare una percentuale di sconto (opzionale);
• IVA: trovi disponibili di sistema, diverse aliquote IVA nonché, quelle che eventualmente hai precedentemente creato;
• Totale linea n.1: indica il totale della singola linea comprensiva delle quantità e dell’eventuale sconto;
• Codice: è un campo di ricerca collegato alla sezione PRODOTTI E SERVIZI; inserito il codice del prodotto o servizio, il sistema ti permetterà di selezionarlo e agganciarlo;
• Prodotto: è un campo di ricerca sempre collegato alla sezione PRODOTTI E SERVIZI; inserito il nome del prodotto o del servizio, il sistema ti permetterà di selezionarlo e agganciarlo.
• Centro di costo: inserire un centro di costo.

Per caricare la merce in magazzino (SCOLLEGATO) imposta il campo su COLLEGATO e, quindi, attivare i campi Ubicazione e Lotto.

Cliccando qui è possibile usare le seguenti funzioni:

• calcolo netto: il sistema permette di calcolare l’importo netto inserendo l’importo lordo;
• duplica linea: consente rapidamente di duplicare una linea (bene/servizio).

Con + AGGIUNGI BENE/SERVIZIO puoi aggiungere una nuova linea (prodotto/servizio); in questo caso, il sottomenu presente all’interno di si amplierà delle seguente funzioni:

• Porta in cima: permette di spostare l’ordine delle linee contabili dei beni o dei servizi;
• Inverti con riga precedente: permette di spostare l’ordine delle singole linee;
• Duplica linea: consente di farne un duplicato;
• Cancella linea: puoi eliminarla.

Cliccando su ALTRO hai accesso ad ulteriori funzionalità:

• Aggiungi linee da lista PRODOTTI E SERVIZI;
• Aggiungi linee da file excel;
• Valuta e tasso di cambio;
• Aggiungi linea da importo lordo;
• Aggiungi linea bollo a carico del cliente.

RIEPILOGO CONTEGGI

In questa sotto sezione il sistema raggruppa i totali delle singole linee (prestazioni o beni/servizi):

• competenze: il valore deriva dalla somma dei beni/servizi presenti in elenco;
• IVA: il valore totale è determinato dalla somma dell’imposta applicata sulla singola linea;
• lordo: indica la somma tra Totale competenze e Totale IVA;
• da pagare: indica l’importo totale che devi pagare.

Cliccando su Mostra tutti i campi vengono visualizzati i campi da personalizzare che possono influire sul Totale da pagare:

• Ritenuta d’acconto;
• Ritenuta previdenziale;
• Arrotondamento.

Cliccando su Aggiorna i conteggi il sistema aggiorna i conteggi sulla base di eventuali modifiche fatte nella sezione Prestazioni o Beni/Servizi o nella la sezione di Riepilogo conteggi.

Se preferisci salvare i dati inseriti nell’ordine di acquisto, clicca su SALVA, per uscire premi ESCI.

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

NOTE

Una volta compilati i campi nella sotto scheda DATI, puoi inserire, nella scheda NOTE, un appunto interno che accompagni l’ordine di acquisto.

Clicca su NOTE e accedi alla seguente sotto scheda.

Come da disposizioni dell’Agenzia delle Entrate, i dati presenti nel campo NOTE non saranno inseriti nel documento XML, che verrà spedito allo SdI.

Se preferisci salvare i dati inseriti nell’ordine di acquisto, clicca su SALVA, per uscire premi ESCI.

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

PAGAMENTI

La sotto scheda PAGAMENTI permette di selezionare le modalità di pagamento e definirne le scadenze.

Clicca su PAGAMENTI e accedi alla seguente sotto scheda.

RATE di PAGAMENTO

In questa parte della scheda PAGAMENTI puoi impostare le scadenze delle tue rate di pagamento.

Tramite + AGGIUNGI RATA SINGOLA crei una singola rata oppure, tramite + AGGIUNGI RATE MULTIPLE, imposti delle scadenze prestabilite:

• +30/60/90 giorni;
• +30/60/90/120 giorni.

In qualsiasi momento, puoi accedere alla singola rata per modificarne la data di scadenza, inserire la data di saldo o scegliere il conto.

Ti ricordo che i dati di pagamento modificano, in modo automatico, i valori della Prima Nota.

Se preferisci salvare i dati inseriti nell’ordine di acquisto, clicca su SALVA, per uscire premi ESCI.

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

ALLEGATI

La sotto scheda ALLEGATI riporta l’elenco completo dei file allegati al documento (xml, p7m, pdf o diverso formato).

Clicca su ALLEGATI e accedi alla seguente sotto scheda.

Nel campo Modello documento di cortesia, puoi scegliere il modello che vuoi utilizzare come copia di cortesia, tra i modelli di sistema disponibili per le diverse classi documentali.

Nella sezione Modelli, presente in CONFIGURAZIONE, hai la possibilità di scegliere ed impostare come predefinito per ogni classe documentale il modello che più si adatta alle tue esigenze.

Se preferisci creare un nuovo modello a partire da zero oppure creare un nuovo modello a partire da uno dei nostri, sempre all’interno di CONFIGURAZIONE,  trovi l’Editor dei modelli dove puoi creare un layout grafico personalizzato.

Utilizzando la funzionalità TRASCINA O CLICCA QUI PER IMPORTARE UN FILE è possibile aggiungere altri allegati, all’interno del documento, trascinandoli dal desktop o caricandoli dal tuo dispositivo.

Una volta caricati gli allegati, appariranno i seguenti simboli al fianco di ogni uno:

• consente di scaricare il documento;
• permette di stampare il documento;
• accedi ai seguenti comandi:
  • Apri nel browser: puoi vedere l’anteprima dell’allegato all’interno di una pagina web del tuo browser predefinito ed utilizzare le funzioni che questo rende disponibili;
  • Elimina: elimini l’allegato;
  • Rinomina all.to: rinomini l’allegato, in questo caso ti invitiamo sempre a prestare attenzione.

Se preferisci salvare i dati inseriti nell’ordine di acquisto, clicca su SALVA, per uscire premi ESCI.

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

EMAIL

In questa sotto scheda puoi spedire, via email, i tuoi documenti tramite Fattura24, senza dover utilizzare il tuo provider di posta.

Se preferisci, puoi utilizzare il tuo server di posta che puoi attivare e configurare tramite l’app SMTP in APP e Servizi esterni.

Clicca su EMAIL e accedi alla seguente sotto scheda.

Ci sono diversi campi da impostare:

• Mittente: puoi usare l’indirizzo del Profilo fatturazione o quello usato per la creazione dell’account (amministratore);
• Destinatario: il sistema propone l’indirizzo email preso dalla scheda di contatto del fornitore;
• In Copia: permette di inserire un destinatario a cui inviare la stessa email;
• Metti in "Copia Nascosta": impostando questo campo su SI riceverai copia della email inviata al fornitore;
• Spunta i file che vuoi allegare a questa email: qui vengono elencati tutti gli allegati presenti nella sotto scheda ALLEGATI; se vuoi inviarli (tutti, una parte o solo uno) clicca su    per attivare la selezione , l’invio è opzionale;
• Modello: permette di scegliere il modello email, che puoi personalizzare preventivamente, tramite l’Editor email presente nella sezione Modelli in CONFIGURAZIONE;
• Oggetto: il sistema valorizza questo campo con il nome, il sezionale e la data del documento; puoi personalizzarlo;
• Testo: trovi un testo predefinito e modificabile. Nel testo c’è la funzione scarica documento che consente al fornitore, aperta l’email, di visualizzare l’anteprima del PDF dell’ordine. Automaticamente, nella sezione visualizzi la notifica di lettura.

Completata la configurazione della scheda EMAIL, puoi spedirla.

Come personalizzare l’email

Tramite la funzione OPZIONI hai a disposizione le seguenti opzioni:

• Salva come nuovo modello: il testo nuovo da te creato (o quello di default modificato), può essere salvato ed essere utilizzato in futuro;
• Copia testo da altra email: puoi copiare il testo da un email inviata in passato; il sistema mette a disposizione l’elenco delle email inviate.
• Aggiungi link Paypal: nel corpo dell’email puoi aggiungere il link Paypal e permettere al cliente di saldare velocemente l’importo a dovuto.

Ti ricordo, che se usi la funzione Salva come nuovo modello, puoi modificare e/o cancellare il modello nella scheda Editor Email presente nella sezione Modelli in CONFIGURAZIONE.

Finita la configurazione della email è possibile inviarla cliccando su INVIA EMAIL.

Se preferisci salvare i dati inseriti nell’ordine di acquisto, clicca su SALVA, per uscire premi ESCI.

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

DATI TRASPORTO

Questa è la sotto scheda conclusiva dell’ordine, il documento di trasporto chiamato anche DDT.

Clicca su DATI TRASPORTO e accedi alla seguente sotto scheda.

In  questa scheda ci sono due sezioni:

1. Destinazione ;
2. Trasporto .

Destinazione

In questa sezione andranno inseriti i dati riferiti al destinatario, il tuo cliente:

• Destinatario;
• Indirizzo;
• CAP;
• Città;
• Provincia;
• Paese.

Trasporto

In questa sezione andranno inseriti i dati riferiti alla merce caricata da parte tua:

• Casuale trasporto;
• Vettore;
• Trasportatore;
• Colli n°:
• Aspetto;
• Peso kg.

Clicca su SVUOTA TUTTI I CAMPI per cancellare solo i dati inseriti in questa sotto scheda DATI TRASPORTO.

Se preferisci salvare i dati inseriti nell’ordine di acquisto, clicca su SALVA, per uscire premi ESCI.

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

Altri avvisi e funzioni

In tutte le sezioni sono disponibili ulteriori funzioni molto utili per gestire i vari documenti.

Cliccando su    puoi selezionare () i documenti che preferisci per effettuare delle operazioni di gruppo.

Selezionati i documenti clicca su CREA DA per:

• copia;
• nota di credito;
• DDT;
• crea nuovo documento.

La ti aiuta a capire se il documento:

• non è stato spedito via email ();
• è stato spedito via email ();
• è stato visualizzato in anteprima ().

A destra di ogni linea contabile, cliccando su , puoi accedere ai seguenti comandi:

• Scarica allegati: scarichi in una cartella tutti gli allegati presenti nella fattura;
• Estratto conto: accedi all’estratto conto, dove sono disponibili tutti i documenti ed i pagamenti associati;
• Elimina: cancelli il documento.
• Sposta in bozze: sposti il documento nella sezione Bozze generiche all’interno di ACQUISTI.

La tabella, come tutte quelle presenti in Fattura24, è personalizzabile; tramite l’icona in basso a sinistra , è possibile decidere quali colonne nascondere e quali mantenere visibili.

Esporta

Clicca su ALTRO e, successivamente, su Esporta per aprire la seguente scheda.

La scheda di esportazione consente di procedere con:

• Esporta in Zip (pdf e XML se c’è);
• Esporta lista semplice in Excel;
• Esporta lista linee documento in Excel.

Clicca su ESCI per nn procedere e ritornare alla schermata principale degli Ordini.

Elimina selezionati

Selezionati i documenti da cancellare clicca su ALTRO e, successivamente, su Elimina selezionati.

Il sistema ti chiederà un’ulteriore conferma, clicca su SI, CANCELLA per confermare oppure su NO ANNULLA per non procedere e tornare, automaticamente, alla chermata principale dello strumento Ordini.