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Bozze generiche

La bozza generica è uno strumento che consente di dividere le tipologie di documenti tra quelli da creare e inviare velocemente e, quelli, che necessitano di maggiore attenzione per la loro stesura.

ATTENZIONE

Ricordiamo che, per poter inserire in automatico, nella bozze, i dati del fornitore, la prima operazione da fare è quella di creare, all’interno della RUBRICA, l’anagrafica del fornitore/cliente.

Qui di seguito vediamo come registrare una bozza generica di acquisto in formato digitale non elettronico.

Dalla schermata principale vai nel menu di sinistra, clicca su ACQUISTI e, successivamente, su Bozze generiche.

bozze generiche acquisti

La sezione presenta diversi strumenti:

  • NUOVO: per inserire un nuovo proforma;
  • ALTRO : permette di esportare e/o impostare:
  • totale 0,00 €: mostra la somma totale degli importi dei documenti;
  • FILTRI : in base al dato inserito, puoi cercare uno o più documenti per:
    • Fornitore;
    • Numero;
    • Oggetto;
    • Pagati (decidere se ricercare tra i documenti già pagati SI o tra quelli non ancora pagati NO);
    • PDC/Centro di ricavo;
    • la ricerca tramite l’icona Stella () permette, in base ai colori di classificare e richiamare i documenti;
    • Tipo ricerca per data: è possibile decidere se ricercare i documenti ricevuti per Data protocollo oppure per Data documento;
  • 01 GEN 2021 - 31 DIC 2021 : filtra nei documenti il periodo di emissione per anno, trimestre o personalizzato.

Per confermare la scelta dei FILTRI clicca su APPLICA oppure su RIPRISTINA, per tornare alla visualizzazione di default (senza filtri).

Vediamo di seguito la procedura per l’inserimento di una bozza generica.

Creare le bozze generiche​

All’interno della sezione Bozze generiche clicca su NUOVA BOZZA per aprire la seguente scheda.

bozze generiche acquisti

La scheda di creazione del documento è composta da diverse sotto schede:

  1. Dati;
  2. Note;
  3. Allegati;
  4. Email.

Analizziamole di seguito.

DATI​

È la prima sotto scheda che consente di completare i dati del fornitore e del prodotto/servizio:

  • Numero: numero di sezionale progressivo;
  • Fornitore: inserisci il nome o la ragione sociale oppure, tramite AZIONI , puoi effettuare altre operazioni:
    • Crea nuovo contatto in rubrica: permette di creare un nuovo contatto e, al salvataggio del documento, aggiungerlo in RUBRICA;
    • Ricerca avanzata in rubrica: consente di richiamare il fornitore dalla rubrica;
    • Cerca nel VIES: permette, una volta inserita la partita IVA del fornitore, di recuperarne gli altri dati dalla banca dati europea;
  • Numero protocollo: inserire un numero progressivo, da assegnare al momento della registrazione del documento ricevuto; consigliamo di inserire il numero del sezionale del documento ricevuto;
  • Indirizzo: riferito al fornitore;
  • Comune: riferito al fornitore;
  • Provincia: riferita alla città del fornitore;
  • Nazione: riferito al paese di residenza del fornitore;
  • Data: generalmente è la data in cui si effettuata l’operazione;
  • Competenza: si riferisce al periodo di competenza del documento;
  • P.IVA: inserisci la partita IVA del fornitore oppure, tramite AZIONI, puoi effettuare altre operazioni:
    • verifica sul sito dell’AdE;
    • cerca nel VIES;
  • C.F.: inserisci il codice fiscale del fornitore e, tramite VERIFICA, puoi controllarne la correttezza nel sito dell’Agenzia delle Entrate;
  • Causale: inserisci la natura dell’operazione.

PRESTAZIONI o BENI/SERVIZI​

Per completare le informazioni relative al servizio, puoi valorizzare i seguenti campi:

  • Importo netto: inserisci l’importo unitario al netto dell’IVA;
  • Quantità (Q.tà): definisci la quantità;
  • U.M: indicare l’unità di misura in riferimento alla quantità;
  • Sconto: all’importo unitario puoi applicare una percentuale di sconto (opzionale);
  • IVA: trovi disponibili di sistema, diverse aliquote IVA nonché, quelle che eventualmente hai precedentemente creato;
  • Totale linea n.1: indica il totale della singola linea comprensiva delle quantità e dell’eventuale sconto;
  • Codice: è un campo di ricerca collegato alla sezione PRODOTTI E SERVIZI; inserito il codice del prodotto o servizio, il sistema ti permetterà di selezionarlo e agganciarlo;
  • Prodotto: è un campo di ricerca sempre collegato alla sezione PRODOTTI E SERVIZI; inserito il nome del prodotto o del servizio, il sistema ti permetterà di selezionarlo e agganciarlo.
  • Centro di costo: inserire un centro di costo.

Per caricare la merce in magazzino (SCOLLEGATO) imposta il campo su COLLEGATO e, quindi, attivare i campi Ubicazione e Lotto.

Cliccando qui è possibile usare le seguenti funzioni:

  • calcolo netto: il sistema permette di calcolare l’importo netto inserendo l’importo lordo;
  • duplica linea: consente rapidamente di duplicare una linea (bene/servizio).

Con + AGGIUNGI BENE/SERVIZIO puoi aggiungere una nuova linea (prodotto/servizio); in questo caso, il sottomenu presente all’interno di si amplierà delle seguente funzioni:

  • Porta in cima: permette di spostare l’ordine delle linee contabili dei beni o dei servizi;
  • Inverti con riga precedente: permette di spostare l’ordine delle singole linee;
  • Duplica linea: consente di farne un duplicato;
  • Cancella linea: puoi eliminarla.

Cliccando su ALTRO hai accesso ad ulteriori funzionalità:

  • Aggiungi linee da lista PRODOTTI E SERVIZI;
  • Aggiungi linee da file excel;
  • Valuta e tasso di cambio;
  • Aggiungi linea da importo lordo;
  • Aggiungi linea bollo a carico del cliente.

RIEPILOGO CONTEGGI​

In questa sotto sezione il sistema raggruppa i totali delle singole linee (prestazioni o beni/servizi):

  • competenze: il valore deriva dalla somma dei beni/servizi presenti in elenco;
  • IVA: il valore totale è determinato dalla somma dell’imposta applicata sulla singola linea;
  • lordo: indica la somma tra Totale competenze e Totale IVA;
  • da pagare: indica l’importo totale che devi pagare.

Cliccando su Mostra tutti i campi vengono visualizzati i campi da personalizzare che possono influire sul Totale da pagare:

  • Ritenuta d’acconto;
  • Ritenuta previdenziale;
  • Arrotondamento.

Cliccando su Aggiorna i conteggi il sistema aggiorna i conteggi sulla base di eventuali modifiche fatte nella sezione Prestazioni o Beni/Servizi o nella la sezione di Riepilogo conteggi.

Se preferisci salvare i dati inseriti nella bozza d’acquisto, clicca su SALVA, per uscire premi ESCI.

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

NOTE​

Una volta compilati i campi nella sotto scheda DATI, puoi inserire, nella scheda NOTE, un appunto interno che accompagni la fattura.

Clicca su NOTE e accedi alla seguente sotto scheda.

bozze generiche acquisti

Come da disposizioni dell’Agenzia delle Entrate, i dati presenti nel campo NOTE non saranno inseriti nel documento XML, che verrà spedito allo SdI.

Se preferisci salvare i dati inseriti nella bozza d’acquisto, clicca su SALVA, per uscire premi ESCI.

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

ALLEGATI​

La sotto scheda ALLEGATI riporta l’elenco completo dei file allegati al documento (xml, p7m, pdf o diverso formato).

Clicca su ALLEGATI e accedi alla seguente sotto scheda.

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Utilizzando la funzionalità TRASCINA O CLICCA QUI PER IMPORTARE UN FILE è possibile aggiungere altri allegati, all’interno del documento, trascinandoli dal desktop o caricandoli dal tuo dispositivo.

Una volta caricati gli allegati, appariranno i seguenti simboli al fianco di ogni uno:

  • consente di scaricare il documento;
  • permette di stampare il documento;
  • accedi ai seguenti comandi:
    • Apri nel browser: puoi vedere l’anteprima dell’allegato all’interno di una pagina web del tuo browser predefinito ed utilizzare le funzioni che questo rende disponibili;
    • Elimina: elimini l’allegato;
    • Rinomina all.to: rinomini l’allegato, in questo caso ti invitiamo sempre a prestare attenzione.

Se preferisci salvare i dati inseriti nella bozza d’acquisto, clicca su SALVA, per uscire premi ESCI.

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

EMAIL​

In questa sotto scheda puoi spedire, via email, i tuoi documenti tramite Fattura24, senza dover utilizzare il tuo provider di posta.

Se preferisci, puoi utilizzare il tuo server di posta che puoi attivare e configurare l’app per il servizio SMTP in APP e Servizi esterni.

Clicca su EMAIL e accedi alla seguente sotto scheda.

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Ci sono diversi campi da impostare:

  • Mittente: puoi usare l’indirizzo del Profilo fatturazione o quello usato per la creazione dell’account (amministratore);
  • Destinatario: il sistema propone l’indirizzo email preso dalla scheda di contatto del fornitore;
  • In Copia: permette di inserire un destinatario a cui inviare la stessa email;
  • Metti in "Copia Nascosta": impostando questo campo su SI riceverai copia della email inviata al fornitore;
  • Spunta i file che vuoi allegare a questa email: qui vengono elencati tutti gli allegati presenti nella sotto scheda ALLEGATI; se vuoi inviarli (tutti, una parte o solo uno) clicca su    per attivare la selezione , l’invio è opzionale;
  • Modello: permette di scegliere il modello email, che puoi personalizzare preventivamente, tramite l’Editor email presente nella sezione Modelli in CONFIGURAZIONE;
  • Oggetto: il sistema valorizza questo campo con il nome, il sezionale e la data del documento; puoi personalizzarlo;
  • Testo: questo spazio è dedicato per scrivere un testo che accompagni l’allegato.

Completata la configurazione della scheda EMAIL, puoi spedirla.

Come personalizzare l’email​

Tramite la funzione OPZIONI hai a disposizione le seguenti opzioni:

  • Salva come nuovo modello: il testo nuovo da te creato (o quello di default modificato), può essere salvato ed essere utilizzato in futuro;
  • Copia testo da altra email: puoi copiare il testo da un email inviata in passato; il sistema mette a disposizione l’elenco delle email inviate.

Ti ricordo, che se usi la funzione Salva come nuovo modello, puoi modificare e/o cancellare il modello nella scheda Editor Email presente nella sezione Modelli in CONFIGURAZIONE.

Finita la configurazione della email è possibile inviarla cliccando su INVIA EMAIL.

Se preferisci salvare i dati inseriti nella bozza d’acquisto, clicca su SALVA, per uscire premi ESCI.

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

Altri avvisi e funzioni​

In tutte le sezioni sono disponibili ulteriori funzioni molto utili per gestire i vari documenti.

Cliccando su    puoi selezionare () i documenti che preferisci per effettuare delle operazioni di gruppo.

Selezionati i documenti clicca su CREA DA per:

  • copia;
  • crea nuovo documento.

La ti aiuta a capire se il documento:

  • non è stato spedito via email ();
  • è stato spedito via email ();
  • è stato visualizzato in anteprima ().

A destra di ogni linea contabile, cliccando su , puoi accedere ai seguenti comandi:

  • Scarica allegati: scarichi in una cartella tutti gli allegati presenti nella fattura;
  • Estratto conto: accedi all’estratto conto, dove sono disponibili tutti i documenti ed i pagamenti associati;
  • Elimina: cancelli il documento.
  • Sposta in:
    • fatture di acquisto;
    • note di credito di acquisto;
    • ricevute di acquisto;
    • proforma di acquisto;
    • ordini fornitore per acquisti;
    • DDT fornitore.

La tabella, come tutte quelle presenti in Fattura24, è personalizzabile; tramite l’icona in basso a sinistra , è possibile decidere quali colonne nascondere e quali mantenere visibili.

Elimina selezionati​

Selezionati i documenti da cancellare clicca su ALTRO e, successivamente, su Elimina selezionati.

Il sistema ti chiederà un’ulteriore conferma, clicca su SI, CANCELLA per confermare oppure su NO ANNULLA per non procedere e tornare, automaticamente, alla chermata principale dello strumento Bozze.